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2. Manual de operación

2.1 Contenido. Este punto explicará brevemente cada uno de los ítems de menú que emplea el programa.

2.1.1 Archivo/Abrir. Esta opción le mostrará una pantalla con un menú de los directorios que contienen grupos de datos. También tiene la posibilidad de crear un nuevo grupo de datos así como de borrar uno existente.

2.1.2 Archivo/Guardar otro. Copia los archivos de datos en otro directorio sin cambiar el que está en uso. Debe proporcionar una ruta válida y una descripción adecuada.

2.1.3 Archivo/Cfg. Impresora. Por medio de esta opción usted puede enviar códigos a su impresora, por ejemplo, para cambiar el tipo de letra. Consulte el manual de su impresora.

2.1.4 Archivo/Modo de video. Si su monitor lo permite, a través de esta opción puede seleccionar una pantalla de 25, 43 o 50 filas para la elaboración de su horario.

2.1.5 Archivo/Salir. Abandona el programa. También puede usar la “combinación rápida” ALT-X

2.1.6 Definiciones/Cursos. Escriba los nombres de los cursos y paralelos cuyo horario elaborará. También debe registrar un nombre más corto para que sea usado cuando el espacio sea limitado. No es conveniente modificar la cantidad de cursos después.

2.1.7 Definiciones/Docentes. Registre el nombre de todos los docentes que tenga asignaturas con los cursos señalados. No es conveniente modificar esta lista después de haber avanzado en el horario.

2.1.8 Definiciones/Materias. Registre el nombre de cada asignatura para cada curso definido. También debe indicar qué docente tiene esa asignatura, dos nombres cortos (abreviaturas): una para que sea usada en la elaboración del horario y otra que será utilizada en la impresión del horario global.

También debe indicar con precisión cuántos períodos están asignados a esta materia. Si un docente tiene varias materias debe llenar un formulario para cada uno. No es conveniente modificar esta lista una vez que avanzó en la confección del horario. Si desea modificar o eliminar alguna materia debe presionar la tecla F5 y escoger de la lista que se le presentará en pantalla.

2.1.9 Definiciones/Cant. Períodos. Por defecto la cantidad de períodos es de 7, pero puede aumentar o disminuir éste número.

2.1.10 Definiciones/Horarios restringidos. Registre la disponibilidad de tiempo de cada docente, colocando "NO" en aquellos períodos que no pueda tener materias asignadas.

2.1.11 Definiciones/Horario. De la lista de asignaturas a la derecha de la pantalla escoja una presionando primero la tecla TAB y luego con ENTER podrá aumentar el número de períodos que desea asignar. Con la misma tecla TAB puede regresar al área del horario y con ENTER colocar la asignatura, si esto es posible. Con la tecla F5 puede ver el horario del docente de la materia actual hasta el momento, mientras que la tecla F7 le mostrará el horario del docente de la materia que se halla debajo del cursor. F8 graba el horario y F10 graba y abandona el horario.

Si desea acomodar alguna materia en un sitio ya asignado a otra, puede presionar la tecla INS para que el programa analice las posibilidades y le muestre todas las sugerencias posibles. Un pitido indicará que no es posible la operación. Si luego quiere volver a ver las mismas sugerencias puede presionar ALT+R y si desea imprimir estas, presione ALT+I.

El análisis le muestra sugerencias hasta un tercer nivel de profundidad, es decir que el programa podrá indicarle que materias podría mover a qué días y períodos para acomodar una segunda materia que a su vez deje campo para insertar la materia actual.

2.1.12 Reportes/Horario global. Muestra el pantalla o impresora el horario de todos los cursos definidos.

2.1.13 Reportes/Horario docente. Muestra el pantalla o impresora el horario del docente, es decir con qué cursos tiene clases y cuando, pero sin diferenciar las asignaturas si tiene más de una.

2.1.14 Reportes/Horario materia. Muestra la pantalla o impresora el horario de la materia escogida.

2.2 Descripción detallada de elaboración de horario. Esta sección describirá con abundantes imágenes los pasos en la elaboración de un horario.

2.2.1 Empezando. Antes de ingresar a la opción ‘Horario’ del menú de Definiciones, debe tener registrados los siguientes datos:

Cursos

Docentes

Materias

Cantidad de periodos

Horarios restringidos

todos en el menú ‘Definiciones’, como se puede ver en la siguiente figura:

2.2.2 La opción Horario. Cuando ingrese a esta opción verá inicialmente un área de elaboración de horario vacía y una columna a la derecha que muestra las materias y sus correspondientes cargas horarias.

Fíjese que en este ejemplo se han definido 7 períodos por día y que la materia de Matemáticas tiene una carga horaria de 30 períodos, Estudios sociales 17, Educación Física 10, etc. Cuando el horario esté terminado, esta columna debe mostrar los mismo nombres pero con ceros a la derecha, lo que indicará que no existen más períodos por asignar.

La idea es “agarrar” una cuantas materias de la derecha y acomodarlas a la izquierda. Para desplazarse de una columna a otra utilice la tecla TAB.

Si a través de una presión de TAB llega a la columna de materias y periodos, entonces podrá presionar la tecla ENTER para “agarrar” uno, dos, tres o más periodos. El color inicial del cursos será cambiado indicando que está en el modo de escoger la cantidad de periodos que acomodará de la materia específica.

La imagen superior muestra en un recuadro una vista de la forma como se escoge la materia que deseamos asignar y en el ejemplo mostrado se ha presionada la tecla ENTER dos veces para escoger dos periodos.

Una vez hecho esto presione otra vez la tecla TAB para escoger el lugar en el que desea colocar los dos periodos (siguiendo con el ejemplo).

Ahora, como puede ver en la vista parcial el cursor mostrará el nombre de la materia si es posible la asignación en el lugar actual o algunos mensajes como:

‘ASIGNADA’ - ya hay una materia en ese lugar,

‘CHOQUE’ - este docente ya tiene ese horario ocupado con otro curso,

‘NO DISP.’ - es un horario restringido para el docente, o

‘NO CURSO’ - este docente no tiene periodos con este curso.

También es posible que vea zonas llenas de un color diferente que indican que no es posible la asignación en dichos periodos por diferentes causas.

Debe prestar atención a las tres líneas inferiores, pues dos de ellas le darán importante información.

Por ejemplo, la figura de arriba muestra que la materia que estamos por asignar es Matemática del docente Edward Vargas que tiene una carga horaria de 30 horas y hasta el momento se han asignado 16 y quedan 14 por asignar. Además en el curso donde se encuentra el cursor faltan asignar 2 periodos de matemáticas.

De esta manera, con el programa ASIRIO nunca asignará mayor ni menor cantidad de periodos de cualquier materia que los estrictamente establecidos.

2.2.3 Cómo ver el horario de un docente. A medida que vamos construyendo el horario podemos consultar el aspecto que presenta el horario de un profesor para ver posibles “puentes” u horarios por asignar. La tecla F5-Doc.Actual presentará un recuadro en la esquina inferior derecha a manera de la mostrada en la figura de abajo.

Aquí puede ver que el docente Edward Vargas no tiene ningún puente y que tiene disponibles los primeros periodos de miércoles y jueves y los dos últimos de viernes. Presione ESC para que el recuadro desaparezca y pueda continuar.

Si lo que desea es ver el aspecto del horario de un docente que no es el actual, sino que está “debajo” del cursor, puede presionar la tecla F7-Doc.Debajo que presentará el mismo recuadro pero para el docente sobre el que desplazamos el cursor.

Por ejemplo, el recuadro anterior muestra el horario para el docente Marco Antonio (el nombre aparece recortado a 14 caracteres) que nos avisa que hay un puente el día jueves. Las ‘x’ inidcan periodos no disponibles (los marcados en la opción 6. Horarios restringidos del menú de Definiciones).

2.2.4 Grabando el trabajo. Si está elaborando el horario puede guardar su arduo trabajo presionando la tecla F8-Graba o la tecla F10-Graba y sale.

Si desea grabar este trabajo bajo otro nombre, por ejemplo, para que sea una posible solución o para guardar sólo los cursos y docentes, debe salir de la elaboración del horario y escoger la opción 2. Grabar otro del menú de Archivos.

2.2.5 Análisis del computador. Cuando el horario se va complicando, necesitamos mover materias para acomodar otras, quitar de allí, poner acá, etc. Esto lo hace muy bien el programa Asirio.

Si usted piensa que una materia debería ir en cierto lugar pero en ese lugar ya existe otra materia asignada, está en el caso mostrado a continuación:

En el ejemplo se desea colocar dos periodos de Lenguaje en lugar de los dos periodos de Religión el día miércoles, entonces llevamos el cursor encima del primer periodo de religión y presionamos la tecla INSERT y el resultado es:

La interpretación es bastante clara: La sugerencia # 1 del programa es mover los dos periodos de religión del día miércoles al día sábado, primer periodo. El mensaje que sigue también es claro: el programa no ha podido encontrar otras combinaciones simples (nivel 1).

Pero el programa también nos proporcionará información de segundo y tercer nivel que luce como la siguiente:

En el ejemplo superior vemos la cuarta sugerencia de nivel dos del programa. Es una combinación de dos movimientos que “abren” campo para acomodar la materia deseada en el lugar señalado.

Después de escoger la mejor sugerencia, se puede presionar ESC para cerrar la ventana y en caso de necesitar ver nuevamente el conjunto de sugerencias, puede presionar ALT-R, tal como está indicado en la línea inferior del recuadro abierto.

2.2.7 Impresión de horarios. Una vez concluido el horario, usted tiene la posibilidad de imprimir su trabajo bajo la forma de horario “global” (todos los cursos) y dos horarios individuales para los docentes: uno por materia y otro que reúne todas las materias impartidas por un docente. Las secciones 2.1.13 y 2.1.14 muestran ejemplos de estos reportes.