Web Hosting by Netfirms | Free Domain Names by Netfirms

3. Otros procedimientos iniciales de utilidad

1. Archivo / Abrir

2. Archivo / Copia de respaldo

3. Archivo / Restaurado

4. Utilidades / Contraseñas

5. Utilidades / Reorganiza

6. Utilidades / Razón social

3.1. Archivo / Abrir.

El programa CONTROL puede manejar varios grupos de datos almacenados cada uno en un directorio distinto, es decir, que usted puede llevar registros de varios establecimientos educativos, y con esta opción, hace que el programa maneje uno u otro grupo de datos.

Sólo debe seleccionar la línea que contiene la ruta y la descripción del grupo de datos que desee abrir y la pantalla del menú principal mostrará la identificación asociada en un recuadro a la derecha.

3.2 Archivo / Copia de respaldo.

Con esta opción se pueden crear copias de los archivos más importantes en el programa, a partir de los cuales se crearán los archivos auxiliares necesarios para la operación del sistema.

Es importante que se efectúen copias de seguridad periódicamente para disminuir el riesgo de pérdida de datos. Asimismo debería hacer una copia de seguridad después de realizar trabajos morosos como la inscripción de alumnos o la transcripción de notas trimestrales.

Para crear la copia de seguridad el programa le solicita la ruta en la que desea que se copien los archivos que contienen la mínima información necesaria. Puede hacer una copia de seguridad en un disquete o en un directorio del disco duro.

Al utilizar la opción complementaria para restaurar los archivos debe tener en cuenta que LA RESTAURACION DE LOS ARCHIVOS SE EFECTUARA EN EL DIRECTORIO ACTUALMENTE EN USO, independientemente del directorio en el que residían originalmente.

3.3. Archivo / Restaura.

Después de utilizar la opción COPIA DE SEGURIDAD del menú de ARCHIVOS y cuando necesite usar dicha copia debido a pérdida de datos por errores de operación o errores de hardware, entonces, debe utilizar esta opción que descomprimirá los archivos principales y reconstruirá los archivos auxiliares. Esta operación tomará algunos minutos.

Tenga muy en cuenta que LA RESTAURACION DE LOS ARCHIVOS SE REALIZARA EN EL DIRECTORIO ACTUALMENTE EN USO, lo que podría ocasionarle pérdidas si no tiene cuidado de verificar el directorio original y el directorio en el que quiere que se restauren los archivos.

A partir de la versión 3.6 el sistema CONTROL presenta en la pantalla previa a la restauración de archivos, la identificación del grupo de datos actualmente en uso y la identificación de los datos a ser restaurados. Sólo debería proceder si las dos identificaciones verifican correctamente.

3.4. Utilidades / Contraseñas.

Cuando se han definido tres claves de acceso para el programa, cada vez que este sea ejecutado pedirá una contraseña que será validada con las registradas. En caso de no corresponder a ninguna, el programa abortará. En caso de ser una clave válida, se establece un nivel que puede ser 1, 2 o 3, y que permitirá o no el acceso a ciertas rutinas.

Una clave de nivel 1 es la más restringida, mientras que la clave de nivel 3 permite el acceso a cada opción del programa.

La definición de las claves de acceso se efectúa en la opción CONTRASEÑAS del menú de UTILIDADES.

Todas las claves deben ser diferentes y pueden incluir letras, números y símbolos. Para eliminarlas, simplemente déjelas en blanco. Recuerde que no debe olvidar la clave de nivel 3, ya que es la única que permitirá conocer y modificar las otras. Además, es una buena práctica que cada cierto tiempo las contraseñas sean cambiadas.

Nivel 1:

Archivo / Abrir

Archivo / Copia de respaldo

Archivo / Configuración de operación / Historial

Archivo / Configuración de operación / Historial mínimo

Archivo / Propiedades

Datos Alumnos / Inscripción

Datos Alumnos / Modificación

Datos Alumnos / Modificación rápida

Datos Alumnos / Reinscripción

Datos Alumnos / Reinscripción automática

Datos Alumnos / Historial / Registrar

Datos Alumnos / Historial / Modificar por alumno

Datos Alumnos / Historial / Modificar por fecha

Reportes / Estadísticas / Distribución

Reportes / Estadísticas / Alumnos retirados

Reportes / Notas / Mejores promedios

Reportes / Notas / Promedios bajos

Reportes / Notas / Centralizador trimestral

Reportes / Notas / Centralizador promedios

Reportes / Notas / Centralizador promedios anuales

Reportes / Notas / Centralizador promedios finales

Reportes / Notas / Centralizador promedios de área

Reportes / Notas / Alumnos a reforzamiento

Reportes / Reportes para exportación / Nómina

Reportes / Reportes para exportación / Nómina y teléfonos

Reportes / Reportes para exportación / Nómina y direcciones

Reportes / Reportes para exportación / Nómina de padres

Reportes / Reportes para exportación / Nómina de madres

Reportes / Datos personales (todas las opciones)

Reportes / Historial

Reportes / Búsqueda

Reportes / Otros listados (todas las opciones)

Utilidades / Reorganiza

Utilidades / Texto para teclas

Ayuda (todas las opciones)

Nivel 2:

Todo lo anterior y además:

Archivos / Configuración de operación (todas las opciones)

Datos alumnos / Notas

Datos alumnos / Cuotas (todas las opciones)

Reportes / Estadísticas / % de aprobación

Reportes / Estadísticas / Notas promedio

Reportes / Estadísticas / Frecuencia en historial

Reportes / Notas / Registro de notas

Reportes / Notas / Boletín de promoción

Reportes / Notas / Boletín

Reportes / Notas / Boletín e historial

Reportes / Notas / Reprobados

Reportes / Reportes para exportación / Boletín de promoción

Reportes / Reportes para exportación / Centralizador de primaria

Reportes / Reportes para exportación / Centralizador de secundaria

Reportes / Reportes para exportación / Libretas

Reportes / Cuotas / Reporte individual

Reportes / Cuotas / Reporte por curso

Reportes / Cuotas / Reporte de mora

Utilidades / Paralelos / Creación de paralelos

Utilidades / Paralelos / Nombres de paralelos

Utilidades / Códigos de historial

Utilidades / materias adicionales

Nivel 3:

Con este nivel tiene acceso a todas las opciones del programa.

3.5. Utilidades / Reorganiza.

Los archivos de la base de datos que maneja el programa poseen archivos auxiliares conocidos como archivos índices. Estos deben estar estrictamente coordinados con los primeros, sin embargo, algunos percances (corte de energía, bloqueo de la computadora, etc.) en ocasiones provocan ciertos desfases en la mencionada coordinación.

Esta opción, que puede llevar algunos minutos, reconstruye los archivos índices y debería ser utilizada cuando la información parezca haberse perdido o mezclado de alguna manera. Si esta operación no soluciona el problema, debería restaurar de su ultimo backup.

Es probable que no llegue a utilizar esta opción debido a que el sistema CONTROL incorpora un mecanismo para detectar ciertas condiciones que podrían causar errores e invoca automáticamente a esta rutina.

3.6. Utilidades / Razón social.

Con esta opción es posible cambiar el nombre del establecimiento que aparece en la pantalla del menú principal y en todos los reportes. Dispone de tres líneas para escribir el nombre, la dirección, la gestión o cualquier información que considere útil.

Estas tres líneas de texto aparecen en los reportes generados por el programa y también se muestran para que usuario pueda verificar si se trata del grupo de datos correcto al realizar ciertas operaciones.