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Este capítulo del manual intenta introducir rápidamente al usuario en los procedimientos del sistema CONTROL que deberá manejar de forma rutinaria.
Concretamente se explican los siguientes aspectos:
procedimientos iniciales
procedimentos rutinarios
otros procedimientos iniciales de utilidad
En vista de que es un hecho comprobado que el usuario no acostumbra leer los manuales en su integridad, esta sección pretende ser una breve explicación introductoria a las funciones que deben ser utilizadas después de la instalación del programa para comenzar a trabajar con el sistema CONTROL empleando las funciones básicas y las opciones por defecto.
Crear paralelos
Dar nombre a los paralelos
Inscribir a los alumnos
Imprimir listas
Corrección de datos de los alumnos
En la creación de paralelos el programa le presentará la lista de todos los cursos y usted debe especificar con un número de 0 a 9, la cantidad de paralelos para el curso correspondiente. Si desea especificar que un curso no se divide en paralelos, puede ingresar 0 ó 1.
Note que no podrá inscribir alumnos mientras no hay definido los paralelos. Si al momento de inscribir aún no sabe la cantidad de paralelos para algún curso, puede realizar una estimación y en caso de ser necesario podrá aumentar o disminuir luego la cantidad de paralelos.
Después de esto, tiene la posibilidad de asignar nombres a los paralelos definidos. Un nombre puede tener hasta 8 caracteres de longitud. El programa presenta por defecto la numeración A, B, C, etc., pero usted puede establecer cualquier otra nominación, por ejemplo, 1, 2, 3 o I, II, III, etc.
Después de modificar la cantidad de paralelos, es probable que deba reasignar los nombres de los paralelos, ya que estos volverán al sistema por defecto (A, B, C...).
Opciones para la creación de paralelos
Pantalla de creación de paralelos
Opciones: UTILIDADES-PARALELOS-CREACION PRLS.
UTILIDADES-PARALELOS-NOMBRES PRLS.
En la inscripción de alumnos registre los datos correspondientes de la manera como desee que aparezcan en los reportes. Puede pasar al siguiente campo presionando la tecla ENTER o la flecha hacia abajo.
Es posible, dejar casi todos los campos en blanco, excepto el campo curso y paralelo. Aunque, con propósitos de mejor información le recomendamos llenar todos los campos. Tampoco podrá dejar en blanco simultáneamente los campos de Paterno, Materno y Nombres.
El programa necesita que cada alumno tenga un código único que lo identifique. Este código puede ser generado automáticamente o el usuario puede asignarlo. Antes de inscribir alumnos decida qué modo le conviene más y si es necesario cambie la opción CODIGOS DE ALUMNOS del submenú de CONFIGURACION DE OPERACION del menú de ARCHIVOS. Por defecto esta opción viene colocada al modo de generación automática de códigos.
También puede especificar si su colegio es mixto o sólo de mujeres o varones en la opción COLEGIO MIXTO del submenú de CONFIGURACION DE OPERACION del menú de ARCHIVOS.
Cuando esté en el menú principal puede presionar la 'tecla rápida' ALT-I para ingresar directamente a la inscripción de alumnos.
Después de registrar un alumno inscrito notará que la pantalla se limpia para registrar al siguiente, aunque algunos campos o casillas permanecen en el último valor. Esto está diseñado para intentar agilizar la entrada de datos.
Los dos campos relacionados con fechas (fecha de nacimiento y fecha de inscripción) están diseñados para aceptar la fecha en formato dd.mm.aa, es decir, primero el día, luego el mes y finalmente el año, todos con 2 dígitos. La utilización del punto en lugar del usual “/” para separar día, mes y año tiene el propósito de agilizar la entrada de datos cuando se utiliza el teclado numérico. El campo Sexo sólo acepta F para indicar 'femenino' y M para 'masculino'. Los campos de Traspaso, Repitente y Becado sólo aceptan los valores S o N para indicar Si o No, respectivamente. Además si ha colocado el valor S en el campo Becado podrá introducir un valor que indique el porcentaje de beca asignado al alumno.
Pantalla de inscripción de alumnos
Opción: DATOS ALUMNOS - INSCRIPCION
Los siguientes son los reportes de datos personales habilitados:
Nombre
Código, Nombre
Nombre, Teléfono
Nombre, Dirección
Nombre, Nombre Padre
Nombre, Nombre Madre
Nombre, Lugar/fecha nac.
Nombre, Otros datos
Nombre, Observación 1
Nombre, Observación 2
Nómina de varones
Nómina de mujeres
Opciones de impresión de datos personales
Seleccione el reporte específico, el curso y paralelo, y, por último, el destino de la impresión, que podrá ser pantalla o impresora. Asegúrese de tener la impresora encendida y con papel.
Opción: REPORTES-DATOS PERSONALES - NOMBRE (... hasta Nómina Mujeres)
Utilice esta opción cuando deba consultar, modificar o completar los datos de un alumno. A través de esta opción también puede borrar registros.
Para efectuar la modificación de datos personales dispone de las siguientes posibilidades: primero, efectuar la selección del curso y paralelo y entonces escoger el registro requerido y, segundo, estando con el menú de cursos, puede presionar la tecla F2 que invoca una rutina que solicita el código del alumno cuyos datos se desean modificar.
En esta misma opción puede borrar los datos de un alumno erróneamente registrado y también puede registrar su retiro. Ambas operaciones son diferentes, ya que el borrado de un registro con la tecla F9 provoca que todos sus datos sean eliminados del disco, mientras que la acción de retirar un alumno tiene como efecto que algunos datos como su nombre y curso se conserven para posteriores reportes estadísticos.
Opción: DATOS ALUMNOS - MODIFICACION/CONSULTA