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Después de haber inscrito a los alumnos y haber generado las listas impresas ya es posible registrar los datos de historial de alumnos, los pagos efectuados y las notas del trimestre. Esta sección del manual explica la forma de efectuar estos registros y genrar los reportes relacionados.
Registro de historial
Registro de pagos
Registro de notas
Reportes de historial
Reportes de notas
Reportes de pagos
Para usar esta posibilidad del programa, primero debe realizar una lista de los casos que deba considerar el historial de un alumno; por ejemplo, inasistencia, indisciplina, expulsión, tareas no presentadas, etc, etc. Una vez que tenga estos datos, regístrelos en la opción UTILIDADES - CODIGOS DE HISTORIAL, tal como se muestra a continuación:
Pantalla de definición de códigos de historial
Una vez definidos y registrados los códigos de historial que serán utilizados, entonces ya puede registrar el historial de los alumnos según los informes, partes o resúmenes de los profesores o regentes.
Sin embargo, también puede usar la lista de anotaciones que viene por defecto y que es mostrada en la figura de arriba.
La opción ARCHIVO - CFG.OPERACION - HISTORIAL le permite realizar este registro en el modo "alumno por alumno" o "curso por curso". La primera modalidad le mostrará una pantalla como la siguiente:
Pantalla de registro de historial alumno por alumno
Si, en cambio, desea ingresar el historial de los alumnos de un curso en forma de lista, puede utilizar la opción de configuración ARCHIVOS - CFG. OPERACION - HISTORIAL - Por Curso, que, primero, solicitará el curso y paralelo, luego la fecha y posteriormente presentará una pantalla como la que se muestra a continuación.
Pantalla de registro de historial por curso
La fecha puede ser cambiada y en el campo para el código de historial puede utilizar la tecla F5 que le presentará una lista con los códigos posibles. En el campo ‘detalle’ puede escribir el nombre de la materia o alguna descripción breve. También puede presionar la combinación de teclas CRTL-ENTER para repetir lo último que escribió (sólo en la columna 'Detalle').
Opción: DATOS ALUMNOS - HISTORIAL - REGISTRAR EN HISTORIAL
Para registrar el pago de un alumno emplee esta opción que le pedirá el curso y paralelo, el alumno específico y posteriormente presentará una lista con los últimos pagos efectuados por este alumno (si los hubiera). Se le solicitará el monto del pago, la fecha a la que corresponde, el número de factura o comprobante y la descripción correspondiente.
Después de haber registrado un pago, el programa preguntará si desea imprimir un comprobante y posteriomente regresará a la selección de curso para que pueda registrar otro pago o salir de esta opción.
Pantalla de registro de cuotas
Opción: DATOS ALUMNOS - CUOTAS - REGISTRAR PAGO
A través de esta opción puede registrar, modificar o consultar las notas correspondientes a la materia seleccionada. Para esto dispone de 3 columnas con el apellido paterno, materno y los nombres del alumno. A continuación tiene 3 columnas con las siglas T.1, DPS y PT1 por Trimestre 1, Desarrollo Personal Social y Promedio del Trimestre 1. Luego otras 3 columnas para el segundo trimestre y otras tantas para el tercer trimestre. Por último, están la columna PA (Promedio Anual), RF (Reforzamiento) y PF (Promedio Final). Las columnas que resultan de algún cálculo no pueden ser editadas, es decir que sólo puede registrar en las columnas T1, T2, T3, DPS y RF.
En las columnas T1, T2 y T3 sólo debe registrar un valor de 0 a 60. El cero indica la ausencia de nota y será interpretado de esa manera por el programa para estadísticas y reportes. En las columnas DPS los valores admitidos van de 0 a 10 y también el cero es interpretado como la ausencia de nota. La columna RF acepta valores de 0 a 70.
Pantalla de registro de notas
Opción: DATOS ALUMNOS - NOTAS
Este reporte muestra las anotaciones realizadas durante cierto periodo de tiempo acerca del historial de un alumno.
Puede especificar dos fechas (la inicial y la final) y el programa generará un reporte con las observaciones registradas solamente durante ese intervalo. Si en cambio, desea un reporte que incluya los datos desde la primera fecha registrada hasta la última, puede presionar ENTER en ambos campos.
Este reporte podría no ser generado para ciertos alumnos aunque estos tuvieran anotaciones en su historial. Esto depende de la cantidad mínima definida para impresión de historial en la opción Archivos - Cfg. Operación - Historial minimo. Es decir, si se ha especificado en esta opción una cantidad de 5, significa que el programa sólo imprimirá el registro de historial si el alumno posee 5 o más anotaciones en su historial. Por supuesto, puede cambiar esto cualquier momento.
El programa Control le da la posibilidad de generar siete tipos de listados referentes a los pagos de alumnos. Los reportes son:
Reporte individual.
Reporte por curso
Alumnos en mora
Arqueo de caja ordenado por fecha
Arqueo de caja ordenado por factura
Resumen diario
Arqueo de caja por día
La opción de Notas dentro del menú de Reportes ofrece un submenú con las diversas posibilidades de consulta que le ofrece el programa.
Boletín
Boletín e historial
Centralizador para cada trimestre
Centralizador de Promedios de primer y segundo trimestre
Centralizador de promedios anuales
Centralizador de promedios finales
Centralizador de promedios de área (para primaria)
Mejores promedios
Promedios más bajos
Promedios por curso
Registro de notas
Reprobados (anual)
Alumnos a reforzamiento anual
Boletín de promoción
Libretas para formulario pre-impreso
Boletín para formulario pre-impreso
Opciones de impresión de reportes de notas
Como en otras opciones, debe seleccionar previamente el curso y paralelo, la materia y el destino de impresión,
que puede ser pantalla o impresora