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1.1 Archivos / 1. Abrir
El programa CONTROL puede manejar varios grupos de datos almacenados cada uno en un directorio distinto, es decir, que usted puede llevar registros de varios establecimientos educativos, y con esta opción, hace que el programa maneje uno u otro grupo de datos.
Debe escoger el directorio que contiene los datos y la pantalla del menú principal mostrará la identificación asociada.
1.2. Archivos / 2. Nuevo
El sistema CONTROL permite realizar el 'control' administrativo y académico de varios establecimientos educativos en una sola computadora, por lo cual usted dispone de las funciones para ABRIR y CREAR NUEVOS grupos de datos.
Precisamente es esta opción la que le permite crear un nuevo grupo de datos en un directorio cuyo nombre debe proporcionar.
Recuerde que si sólo especifica un nombre de directorio, este será creado (si no existe ya) como un subdirectorio del directorio en el que reside el programa.
Cuando la gestión escolar ha terminado y todos los reportes de notas y/o estadísticos han sido impresos, es conveniente hacer una copia en disco con la opción de respaldo y correr el proceso de fin de gestión que consiste en borrar muchos archivos ahora innecesarios y preparar los datos para la siguiente gestión. Los datos de los alumnos se conservan para ser reinscritos a través de la opción REINSCRIPCIÓN del menú de Datos Alumnos. De esa manera no necesita ingresar nuevamente la información para los alumnos antiguos.
Es muy conveniente que haga una copia de respaldo ANTES de correr este proceso, y la mantenga guardada en lugar seguro para poder usarla en alguna emergencia.
El proceso de fin de gestión le preguntará acerca de un directorio para la nueva gestión y posteriomente -cuando el proceso termine- ese directorio será usado en lugar del anterior. Los datos de la gestión que se cierre podrán ser consultados utilizando la opción "Abrir datos" del menú de Archivos.
Después del fin de gestión, aun no podrá inscribir o re-inscribir a los alumnos, sino que primero deberá ingresar a la opción Utilidades - Paralelos - Creación de paralelos, para indicar al programa la cantidad de paralelos de cada curso. También conveniente cambiar la identificación del grupo de datos para que refleje la nueva gestión. Esto lo realiza a través de la opción Utilidades - Razón Social.
Es muy aconsejable hacer una copia de seguridad de los archivos de datos periódicamente, con el fin de conservar en un lugar seguro los archivos que podrían dañarse debido a cortes de energía o borrados accidentales. Para realizar la copia de respaldo especifique la unidad y/o la ruta del directorio.
Si ocurre un accidente con sus datos y ha realizado con anterioridad una copia de seguridad, puede restaurar los datos grabados a través de la opción COPIA DE RESPALDO. Antes de correr esta rutina debería verificar si no es posible reparar el error con la opción REORGANIZA del menú de UTILIDADES.
Para lograr una correcta impresión de los reportes, es necesario considerar la cantidad de líneas efectivas que se pueden imprimir en las hojas que se utilizarán, así como los códigos que deben enviarse a la impresora para que imprima en letra condensada o en letra normal.
Para evitar que el usuario deba recordar e introducir los códigos apropiados para su impresora, esta opción presenta tres opciones para escoger entre una impresora Epson o compatible, una de la serie 600, 700 y 800 de las Hewlett Packard y una tercera opción que se refiere a otro tipo de impresora que manejen códigos diferentes a las dos primeras. En este último caso deberá consultar el manual de su impresora en particular y registrar los códigos correctos.
También es posible escoger la opcion 'Otra' para cambiar atributos de impresión como negrilla, subrayado, letra grande, etc. en las impresoras Epson y compatibles y HP.
Si debe usar la tercera opción notará que dispone de 6 espacios para registrar cada modo de impresión; aquellos que no se utilicen deben dejarse en blanco.
Nota técnica: Para la opción 'Epson' los códigos son fijados internamente en 18 para normal y 15 para condensado. Para la opción 'HP' de las series 600,700 y 800 los códigos para normal son 27, 40, 115, 49, 50, 72 y para condensado 27, 40, 115,4 9, 53, 72.
1.7. Archivos / 7. Cfg. Operación
Para establecer opciones relativas a la operación general del sistema. El submenú es el siguiente:
La forma de registro del historial de los alumnos varía de acuerdo a la selección efectuada en ésta opción. Aquí podemos especificar si se registrará por alumno o en un listado de todo el curso.
El cambio de este parámetro afecta a si en la pantalla de inscripción o en la edición de datos se pedirá o no el campo SEXO. Además, en algunos reportes se cambiará el género del título de campo; sí, en lugar de decir "Alumno: " podrá decir "Alumna: " según el caso. También afecta a las nóminas de sólo varones o sólo mujeres y en boletines de promoción.
En el programa CONTROL el código de un alumno es importante, ya que lo identifica sin ninguna ambigüedad y muchos procesos internos sólo son posibles gracias a la existencia de este código.
Sin embargo, el usuario tiene la opción de registrar este código según criterios propios del establecimiento o dejar que el programa lo genere automáticamente. En este último caso, se asignará un código consistente en 4 dígitos y que no será repetido.
El Puntaje del área Personal Social puede ser incluido o no en algunos reportes según su selección en esta opción.
La relación de los reportes en los cuales se puede decidir si incluir o no dicho puntaje es mostrada abajo. Recuerde que aparte de estos, todos los demás reportes incluyen el puntaje del desarrollo personal.
- Reporte de mejores promedios
- Reporte promedios bajos
El reporte de historial de alumnos puede omitir aquellos alumnos que tengan una cantidad tan baja de observaciones que no merezca imprimirse. En esta opción usted puede definir a partir de cuantas anotaciones en el historial se imprimirá dicho historial.
1.7.6. Archivos / 7. Cfg. Operación / 6. Separador vertical
Registre en esta opción el caracter que desea usar para construir la línea vertical en ciertos reportes de notas como el boletín de calificaciones. Este valor no es grabado, por lo que se mantiene sólo durante la sesión, es decir, debe registrarlo cada vez que inicie una sesión de impresión de boletines, por ejemplo.
La línea vertical gráfica es el caracter ASCII 179.
1.7.7 Archivos / 7. Cfg. Operación / 7. Línea de asistencia
El número que registre en esta opción será utilizado para imprimir líneas en blanco debajo de la última materia en los boletines. Después de las líneas de separación se imprimirán los datos relativos a la asistencia.
1.7.8 Archivos / 7. Cfg. Operación / 8. Anotación en boletines
El texto que usted escriba en esta opción será impreso en la parte inferior del boletín de calificaciones. Por supuesto, si deja en blanco este campo no se imprimirá nada.
1.7.9 Archivos / 7. Cfg. Operación / 9. Ultimo número de pago
Utilice esta opción para registrar el número a partir del cual desea que se imprima el número correlativo en los reportes de arqueo de caja ordenado por fecha y número de factura.
Por supuesto, si usted establece un número menor al que se le muestra al ingresar a esta opción, el número correlativo no será único, pues eventualmente se repetirá. Tome esto en cuenta antes de proceder.
1.8. Archivos / 8. Propiedades
Esta opción presenta información relativa al sistema y al grupo de datos actualmente en uso. En caso de asistencia técnica por teléfono, esta información podría ser solicitada al usuario.
Para salir del programa DEBE usar esta opción. NO apague el equipo estando en ejecución el programa, pues corre el riesgo de perder información.
Escoja el curso y paralelo del alumno cuyos datos desea modificar o consultar. Luego debe escoger del listado de alumnos aquel que le interese y podrá ver los datos actuales registrados a través de la opción de INSCRIPCION en el menú de DATOS DE ALUMNOS. Además, se presentará en pantalla los promedios generales para los tres trimestres (si existieran) considerando todas las materias con notas (incluido el puntaje del desarrollo personal - social)1.
El campo CODIGO, así como los promedios, no puede ser modificado.
En caso necesario puede borrar el registro completo usando la tecla F7 que eliminará los datos personales y todos los datos relativos a notas e historial.
También dispone de la tecla F9 que registra el retiro de un alumno realizando un proceso similar al borrado con F7, pero con la diferencia de que los datos de fecha de retiro, curso/paralelo y sexo son mantenidos en un archivo que luego podrá ser utilizado con fines de generación de estadísticas de deserción. Al registrar el retiro de un alumno se le solicitará la fecha de retiro.
Con esta opción usted puede registrar los datos personales de un alumno nuevo y el curso en el cual es inscrito.
Cada alumno debe poseer un código que lo identifica de manera precisa durante toda su permanencia en el establecimiento. Este código puede ser generado automáticamente o registrado manualmente según el sistema de codificación adoptado. Si desea cambiar entre la generación automática y el ingreso manual, deberá ir a la opción Códigos de Alumnos del menú de Archivos.
Los campos de fecha de nacimiento o inscripción, adoptan el formato dd.mm.aa, es decir que debe registrar primero el día con dos dígitos, luego el mes y por último el año.
Los campos que aceptan dos posibles valores, como F para Femenino o M para masculino, S para Si o N para No, rechazarán otros valores mostrando un mensaje de error.
No es posible que grabe un registro si no ha especificado previamente el curso y paralelo. Por lo que deberá tener esa información para cada inscripción. Además, y esto es muy importante, debe haber registrado la cantidad de paralelos para cada curso en el menú de Utilidades, opción Creación de Paralelos.
Por último, cualquier error que haya cometido en esta parte puede modificarse a excepción del registro de un código incorrecto, que obligará a borrar todo el registro e ingresarlo nuevamente.
2.3. Datos Alumnos / 3. Modificación rápida
Esta opción ha sido implementada para que usted pueda realizar ciertas modificaciones a los datos de los alumnos de un curso de una manera más rápida, ya que los datos se presentan en varias columnas por las que resulta fácil desplazarse y modificar los campos de Fecha de nacimiento, Lugar de nacimiento, Sexo, Registro Estudiantil, Paralelo y Fecha de inscripción.
2.4. Datos Alumnos / 4. Historial
El historial de alumnos consiste de una relación de fechas, observaciones y comentarios para un alumno dado. Las observaciones pueden ser faltas establecidas como tales con un código y una correspondiente categoría. Por ejemplo, el código 1 podría representar las faltas disciplinarias, el 2, las inasistencias al colegio, etc.
La forma de registro varía de acuerdo a la selección efectuada en la opción HISTORIAL del submenú de CFG. OPERACION del menú de ARCHIVOS, donde podemos especificar si se registrará por alumno o en un listado de todo el curso.
En la opción REGISTRAR del submenú HISTORIAL del menú de DATOS ALUMNOS registre las observaciones a los alumnos, y esto puede ser efectuado un alumno cada vez o en un listado de alumnos (para cambiar la modalidad escoja Archivos / 6. Cfg. Operación / 1. Historial)
Escoja lo más apropiado para usted en cualquier momento.
Cuando se cometen errores en el registro de observaciones a los alumnos en la opción REGISTRAR del submenú de HISTORIAL en el menú de DATOS ALUMNOS, se pueden corregir con esta opción que permite cambiar la fecha, el código y el comentario de un registro. El código no puede ser cambiado pero si se puede eliminar toda la línea.
Cuando se cometen errores en el registro de observaciones a los alumnos en la opción REGISTRAR del submenú de HISTORIAL en el menú de DATOS ALUMNOS, se pueden corregir con esta opción que permite cambiar la fecha, el código y el comentario de un registro. El código no puede ser cambiado pero si se puede eliminar toda la línea.
Las anotaciones están en orden cronológico para una localización más rápida. Además, para facilitar la corrección de datos el nombre correspondiente al código aparece en la parte inferior de la pantalla.
En esta opción no puede salir con la tecla ESC sino que necesariamente debe grabar antes de salir.
En esta opción debe registrar las notas de los alumnos, como también puede editar las ya registradas. Para esto seleccione el curso y paralelo y posteriormente la materia cuyas notas debe registrar o editar. Una vez seleccionado el curso, paralelo y materia se presenta un formulario en el que puede registrar las notas correspondientes.
Las columnas que resultan de valores calculados en base a notas anteriores no permiten su edición. Estas columnas son:
PT1 - promedio del bimestre 1
PT2 - promedio del trimestre 2
PT3 - promedio del trimestre 3
PA - promedio anual
PF - promedio final
2.6.1 Datos Alumnos / 6. Cuotas / 1. Registrar pago de alumno
Mediante esta opción, usted puede registrar los pagos que efectúan los alumnos por concepto de pensiones mensuales u otros pagos que deban realizar.
Primero debe escoger el curso y paralelo, luego el alumno específico y a continuación se le presentara una pantalla con los datos del alumno para su confirmación, los últimos pagos que hubiera efectuado y podrá registrar la fecha, el monto, el número de factura que se expidió y una descripción.
Un caso especial lo constituyen los alumnos becados que serán convenientemente señalados en los reportes y para los cuales debería fijar algún procedimiento especial de control.
2.6.2 Datos Alumnos / 6. Cuotas / 2. Modificar por alumno
Para realizar la modificación de datos introducidos en el registro de pagos de alumnos puede emplear esta opción para tener en pantalla todos los pagos efectuados por un alumno.
2.6.3 Datos Alumnos / 6. Cuotas / 3. Modificar por fecha
Esta opción le permite modificar o eliminar los registros relativos a pagos efectuados por los alumnos. Esta información es presentada en órden cronológico y no puede cancelarse el proceso con la tecla ESC como es normal en otras funciones, sino que necesariamente debe grabará los cambios.
Cuando usted ha corrido la rutina de Fin Gestión del menú de Archivos, muchos datos, tales como notas e historial son eliminados y sólo se conservan los datos personales además de un campo que señala la aprobación o no del curso de la gestión pasada. Cuando se inician inscripciones, entonces, no es necesario volver a introducir los datos personales del alumno, sino que se empleará esta opción para corregir algún dato cambiado (por ejemplo, dirección o teléfono) y PRINCIPALMENTE para asignar el paralelo correspondiente.Note que el curso no es posible cambiarlo, ya que el programa controla si el alumno se promocionó al curso superior.
2.8. Datos Alumnos / 8. Reinscripción automática
Esta función del programa se ha implementado para automatizar el proceso de reinscripción de alumnos bajo las siguientes condiciones:
Serán re-inscritos todos los alumnos.
El curso de cada uno de los alumnos
re-inscritos se determinará según sus notas y el reglamento de evaluación en vigencia.
Los alumnos aprobados pasarán al curso inmediato superior y los reprobados cotinuarán en el mismo
curso.
Todos los alumnos del pre-escolar son promovidos a primero de primaria
Los alumnos de cuarto de secundaria, por supuesto, no son re-inscritos, excepto los reprobados.
Todos los alumnos son reinscritos al paralelo 1, independientemente de la cantidad de paralelos definida. Para cambiarlos de paralelo puede usar la opción "Modificación Rápida".
Toda la serie de reportes del submenú de DATOS PERSONALES del menú de REPORTES muestran información extraída de las fichas de los alumnos en cuanto a nombre, dirección, teléfono, nombre del padre, etc.
Una vez seleccionado el reporte deseado del submenú mostrado arriba, sólo debe seleccionar el curso de interés así como el destino de impresión.
En el caso del reporte denominado como OTROS DATOS, se muestra la información concerniente a si es un alumno repitente, becado o con traspaso. En estos casos se tiene un SI en la columna correspondiente y en caso de no existir traspaso, repetición o becas no verá ninguna anotación en la columna correspondiente.
3.2. Reportes / 2. Historial
Este reporte muestra las observaciones acumuladas por el alumno entre las fechas especificadas y que han sido registradas a través de la opción REGISTRAR del submenú de HISTORIAL del menú de DATOS ALUMNOS.
Primero debe escoger el curso y paralelo del alumno, luego señalar el alumno cuyo reporte se desea y por último indique las fechas entre las que desea el reporte. Debe especificar la primera y la última fecha a menos que desee el reporte de toda la gestión, en cuyo caso puede dejar blanco ambas fecha y el programa asumirá que el reporte debe generarse desde la primera fecha registrada hasta la última.
Todos los reportes relacionados con las están agrupadas bajo este menú. Las opciones son mostradas en la figura de abajo:
El boletín generado por esta opción incluye las notas de todos los trimestres, el promedio anual, la nota de reforzamiento y el promedio final en caso de que existan todas la notas trimestrales. Además, se muestran los puntajes del área personal-social.
Cuando seleccione el alumno cuyo boletín desea generar, notará que el indicador se detiene en el último registro escogido para darle mayor facilidad en la impresión de varios boletines.
El boletín generado por esta opción incluye las notas de todos los trimestres, el promedio anual, la nota de reforzamiento y el promedio final en caso de que existan todas la notas trimestrales. Además, se muestran los puntajes del área personal-social.
Cuando seleccione el alumno cuyo boletín desea generar, notará que el indicador se detiene en el último registro escogido para darle mayor facilidad en la impresión de varios boletines.
Además, se le solicitará las fechas que serán incluidas en un reporte de historial. Si lo que desea es señalar que se deben incluir todas las fechas, puede presionar ENTER en el campo 'Desde Fecha' y en el campo 'Hasta Fecha'.
Con esta opción usted obtiene un reporte con todos los alumnos de un curso y las notas de todas las materias correspondientes.
Como título a las columnas se escriben las tres primeras letras del nombre de la materia.
En caso de inexistencia de alguna nota se coloca un espacio en blanco en el lugar respectivo.
Este reporte incluye las notas del trimestre escogido, pero si lo que desea son promedios del primer y segundo trimestre o promedios anuales, entonces deberá recurrir a los otros reportes de este mismo menú.
Con esta opción usted obtiene un reporte con todos los alumnos de un curso y los promedios de las notas del primer y segundo trimestre de todas las materias correspondientes.
Como título a las columnas se escriben las tres primeras letras del nombre de la materia.
En caso de inexistencia de la nota de uno de los dos trimestres, se coloca un espacio en blanco en el lugar respectivo.
Este es un reporte similar al centralizador de notas de las opciones previas, sin embargo, este centralizador presenta los promedios anuales (promedio de los 3 trimestres).
En caso de no existir notas para los tres trimestres se mostrará un espacio en blanco señalando tal situación.
Este es un reporte similar al centralizador de notas de las opciones previas, sin embargo, este centralizador presenta los promedios finales (promedio del promedio anual y el puntaje de reforzamiento si existe).
En caso de no existir notas para los tres trimestres se mostrará un espacio en blanco señalando tal situación.
Este reporte sólo está disponible para el nivel primario, en el que existen áreas de conocimiento. Básicamente, muestra el promedio anual, de reforzamiento y el promedio final si existe el anterior.
Estos promedios son calculados de la manera indicada por el Reglamento de Evaluación en vigencia.
Este reporte muestra los alumnos que tengan los promedios más altos de cada curso. Usted debe indicar la cantidad de alumnos por curso que quiere que se incluyan en el listado.
El reporte es generado para todos los grados y muestra la nota promedio considerando 2 decimales para casos de notas similares. Este listado puede o no incluir la nota del área personal-social según la configuración especificada a través de la subopción INCLUSION DE DPS del submenú de CFG. OPERACION del menú de ARCHIVOS.
Este reporte muestra los alumnos con promedios más bajos en cada curso. Usted debe indicar la cantidad de alumnos a considerar en cada curso.
El reporte muestra los nombres y promedios más bajos de todos los grados, y se puede incluir el puntaje de área personal - social o no. Esto se hace a través de la subopción INCLUSION DE DPS del submenú CFG. OPERACION del menú de ARCHIVOS.
Este reporte muestra a los alumnos de un curso y su promedio general. Esta lista está ordenada por este promedio, los más altos antes.
Imprime en pantalla o impresora el registro de notas de una determinada materia y del curso especificado. Se muestran las notas de los tres trimestres (DPS incluido), el promedio anual, la nota de reforzamiento, si existiese, y el promedio final.
En caso de que no existan notas para un trimestre cualquiera, no se presentará el promedio anual.
Este reporte presenta una lista de los alumnos con la cantidad de materias reprobadas señalada. Así, usted puede solicitar la nómina de los alumnos con una cantidad de reprobaciones de 1 a 3, que mostraría a los alumnos que entran a los cursos de reforzamiento. De igual manera, podría pedir una lista con los alumnos con 0 (cero) materias (o áreas) reprobadas (alumnos que aprobaron sin problemas) o alumnos con 4 a 18 materias reprobadas, que mostraría los alumnos que quedan retenidos en el curso sin derecho a los cursos de reforzamiento.
Debe considerar que para el ciclo primario, la cantidad que se muestra al lado del nombre señala la cantidad de áreas reprobadas y no así la cantidad de materias, sin embargo, la lista de materias reprobadas es, efectivamente, de materias reprobadas y no así de áreas. El número que aparece al lado de cada materia reprobada es el promedio anual, que incluye la nota de reforzamiento si existe.
Este reporte señala que alumnos deben ir al reforzamiento anual, tomando en cuenta las condiciones señaladas por el reglamento, es decir que irán por los menos 10 alumnos en cada materia siempre y cuando no sean alumnos que hubieran reprobado más de 3 áreas de conocimiento en el nivel primario o asignaturas en el nivel secundario.
Este reporte no indica si el alumno ha reprobado alguna asignatura o área, sólo muestra si le corresponde ir al reforzamiento o no.
Escoja el curso, paralelo y materia cuyo boletín desea imprimir.
Este reporte muestra el nombre del alumno, el promedio anual, de reforzamiento y el promedio final si existe el anterior. También presenta la observación “Promovido” o “Retenido” según corresponda. Sólo se tiene un promedio anual en caso de existir las notas de los tres trimestres.
Esta opción le permite imprimir los datos correspondientes a la libreta escolar: nombre, fecha, gestión, materias/áreas y notas correspondientes.
NO imprime ningún título porque la impresión debe ser realizada sobre un formulario preimpreso. Deberá imprimir primero en una hoja en blanco la libreta de cualquier alumno y según ésta, diseñar su modelo de libreta para encargarla a una imprenta que debería darle una prueba para corregir problemas de alineación.
3.3.16. Reportes / 3. Notas / G. Boletines pre-impresos
Esta opción le permite imprimir los datos correspondientes a la libreta escolar: nombre, fecha, gestión, materias/áreas y notas correspondientes.
NO imprime ningún título porque la impresión debe ser realizada sobre un formulario preimpreso. Deberá imprimir primero en una hoja en blanco la libreta de cualquier alumno y según ésta, diseñar su modelo de libreta para encargarla a una imprenta que debería darle una prueba para corregir problemas de alineación.
3.4 Reportes / 4. Reportes para exportación
3.4.1 Reportes / 4. Reportes para exportación / 1. Boletín de promoción
Estos reportes generan un archivo de texto delimitado por comas para que pueda utilizarlo para exportar los datos del programa hacia otras aplicaciones, tales como Excel, Quattro, etc.
Debe tomar en cuenta que los archivos generados por estas opciones se envían al directorio donde residen los datos y con los nombres ARCH_01.TXT, ARCH_02.TXT, ARCH_03.TXT, etc. Los números después del prefijo "ARCH_" aumentan mientras dure la sesión con el programa, es decir, empezarán nuevamente desde 01 (ARCH_01.TXT) cuando salga y vuelva a ingresar al programa.
En vista de que debe efectuar el proceso de importación desde la planilla electrónica de su preferencia para cada curso en el caso de los centralizadores y para cada materia en el caso de los boletines por asignatura, es conveniente que construya algunos macros que automaticen estas tareas. También puede consultar con el autor para consultar acerca de la existencia de tales macros ya elaborados para la hoja electrónica que suele manejar.
3.4.2 Reportes / 4.Reportes para exportación / 2.Centralizador de secundaria
Id. 3.4.1
3.4.3 Reportes / 4.Reportes para exportación / 3.Centralizador de primaria
Id. 3.4.1
3.4.4 Reportes / 4. Reportes para exportación / 4. Libretas
Este reporte genera un archivo de texto delimitado por comas para que pueda utilizarlo para exportar los datos del programa hacia otras aplicaciones, tales como Excel, Quattro, etc.
El archivo generado por esta opción se graba en el directorio donde residen los datos y con el nombre LIBRETAS.TXT, sobrescribiendo al que pudiera existir. Este mismo archivo contiene las notas de todos los alumnos de un curso.
En vista de que debe efectuar el proceso de importación desde la planilla electrónica de su preferencia para cada curso y debe acomodar las notas de cada alumno para su impresión sobre la libreta oficial, es conveniente que construya algún macro que automatice esta tarea. También puede consultar con el autor acerca de la existencia de tal macro ya elaborado para la hoja electrónica que suele manejar.
3.4.5 Reportes / 4. Reportes para exportación / 5. Nómina a Excel
Estas opciones generan archivos nativos de Excel 2.0 con la nómina de alumnos ordenada alfabéticamente y las demás columnas que correponda según el reporte seleccionado
3.4.6 Reportes / 4. Reportes para exportación / 6. Nómina y teléfono
Id. A 3.4.5
3.4.7 Reportes / 4. Reportes para exportación / 7. Nómina y dirección
Id. A 3.4.5
3.4.8 Reportes / 4. Reportes para exportación / 8. Nómina de padres
Id. A 3.4.5
3.4.9 Reportes / 4. Reportes para exportación / 9. Nómina de madres
Id. A 3.4.5
3.4.10 Reportes / 4. Reportes para exportación / 10. Arqueo de caja
Esta opción permite a usted generar un archivo que pueda ser recuperado por otros programas para realizar otros procesos que necesite. El formato CSV es reconocido por muchos programas y básicamente es también un formato delimitado por comas.
Las columnas que se generan son las siguietes: número consecutivo, nombre completo, curso, fecha, número de factura, monto y concepto.
Si desea recuperar este archivo desde la planilla electrónica MS Excel escoja como Tipo de Archivo la opción 'Archivo de texto' y abra el archivo generado.
3.5. Reportes / 5. Cuotas
Para generar este reporte primero debe escoger el curso y paralelo, luego el alumno específico y el programa CONTROL le mostrará una relación completa de los pagos efectuados con fechas, conceptos y montos.
Mediante este reporte usted puede obtener una lista de todos los alumnos de un curso con la información de la fecha del último pago efectuado, la cantidad de pagos y el monto total que ha acumulado hasta el momento. Si un alumno no tuviera ni un sólo pago efectuado simplemente se mostrarán unas líneas.
Para saber qué alumnos podría estar retrasados en sus pagos el programa utiliza un monto de referencia que el usuario debe escribir, entonces CONTROL revisa quienes tienen un monto acumulado inferior a dicho monto referencial, e imprime nombre, fecha de último pago, cantidad de pagos efectuados, monto acumulado y la diferencia que sería la cantidad en mora. Si al lado del nombre existe un asterisco, entonces quiere decir que ese alumno tiene un beca, por lo que debería verificar la clase de beca antes de tomar acciones.
3.5.4 Reportes / 5. Cuotas / 4. Arqueo de caja por fecha
Este reporte muestra los pagos efectuados durante el periodo comprendido entre dos fechas. Ordenado por fecha o por número de factura según la opción que hubiera escogido.
Si el reporte es demasiado grande no podrá ser enviado a la pantalla y deberá escoger como destino la impresora.
3.5.5 Reportes / 5. Cuotas / 5. Arqueo de caja por factura
Este reporte muestra los pagos efectuados durante el periodo comprendido entre dos fechas. Ordenado por fecha o por número de factura según la opción que hubiera escogido.
Si el reporte es demasiado grande no podrá ser enviado a la pantalla y deberá escoger como destino la impresora.
3.5.6 Reportes / 5. Cuotas / 6. Resumen por factura
Cuando ingrese a esta opción deberá registrar un número inicial de factura y un número final y con esos datos el programa generará un reporte ordenado por número de factura que muestra el nombre del alumno, la fecha, el número de factura y el monto de esta. Si se han registrado varios pagos con el mismo número de factura, estos se presentarán uno a continuación de otro y al lado del último, la suma parcial de esos pagos. Al final tiene la suma total.
3.5.7 Reportes / 5. Cuotas / 7. Arqueo de caja por día
Este reporte inicialmente solicita un rango de fechas y con ese dato genera un listado de tres columnas con un número consecutivo, la fecha y el monto total recaudado ese día.
Cuando sólo se conocen algunos datos de un alumno y se desea averiguar el resto de sus datos personales a través de una búsqueda en el archivo de alumnos, utilice esta opción que formará un criterio de búsqueda con los datos ingresados. Por ejemplo, si usted ingresa un código existente, el programa inmediatamente mostrará todos los datos del alumno correspondiente, puesto que los códigos son únicos. Si, en cambio ingresa un apellido, digamos 'Paz', y una 'S' (de Si) en el campo 'Becado', el programa buscará y presentará todos los registros cuyo apellido paterno sea 'Paz' y que posean una beca. Entonces podrá seleccionar el que es de su interés. Si solo existe un registro que cumpla esa condición, se presentarán directamente sus datos.
3.7 Reportes / 7. Estadísticas
Este reporte muestra la cantidad de alumnos existente en cada curso y paralelo y el porcentaje que resulta respecto al total en el establecimiento.
En caso de ser un colegio mixto, el reporte muestra, además, la cantidad de varones y mujeres existente en cada paralelo.
Muestra la cantidad de alumnos del curso escogido, la cantidad de aprobados, reprobados y alumnos sin nota en cada materia del curso escogido; además los porcentajes que representan respecto al total de alumnos en el curso. Esta opción reúne todos los paralelos del curso escogido.
Muestra la cantidad de alumnos del curso escogido, la cantidad de aprobados, reprobados y alumnos sin nota en cada materia del curso escogido; además los porcentajes que representan respecto al total de alumnos en el curso. Esta opción, a diferencia de la anterior, sólo considera el paralelo seleccionado.
Escoja el curso y paralelo deseado y el trimestre de desee analizar para que el programa genere un reporte que muestra cada materia del curso y el promedio de aprobación en dicha materia, así como el de reprobación y, finalmente, el promedio general, considerando aprobados y reprobados.
Este reporte, que podría demorar unos minutos en estar listo, muestra la cantidad de anotaciones para cada código de observación en el archivo de historial de alumnos.
Debe escoger el rango de fechas a considerar y se generará un reporte que muestra la cantidad de veces que se empleó ese código dentro del período señalado y el porcentaje que resulta del total.
Los alumnos que se registran como retirados son eliminados de los archivos principales del sistema, pero se conservan los datos de la fecha de su retiro, el nombre y el curso al que pertenecía. Este reporte muestra esos datos y a partir de ellos se pueden elaborar cuadros que otros programas podrán analizar de la manera más adecuada.
3.8 Reportes / 7. Otros listados
Este reporte muestra para todos los cursos, una lista de los alumnos que posean una beca y que esté así identificado en el campo BECADO que se presenta al momento de inscribir o de editar las fichas de alumnos.
Adicionalmente, usted puede escoger si desea que al lado de cada alumno aparezca la descripción del campo OBS.1 u OBS. 2.
Este reporte se basa en los campos de apellido PATERNO y apellido MATERNO para generar un listado en el que aparecen juntos aquellos alumnos con los mismos apellidos y que presumiblemente son hermanos.
El reporte es generado para todos los cursos y muestra además el curso al que pertenece para alumno de la lista. Por supuesto sólo son incluidos los alumnos que tienen uno o más hermanos (presumiblemente).
Este reporte puede ser utilizado para generar una lista de alumnos que según algún criterio son escogidos de uno o varios cursos. También puede señalar el título que desea que aparezca a la cabeza del reporte.
Escoja el curso y paralelo deseado, señale con la barra espaciadora o ENTER el registro que deba ser incluido y repita el procedimiento en cada curso necesario. Para desmarcar un registro vuelva a presionar ENTER o la barra espaciadora. Cuando no existan más registros para escoger salga con ESC del menú de cursos y el programa le solicitará un título de dos líneas opcionales que será impreso a la cabeza del reporte. En casos de desistir de generar el reporte sólo presione ESC en este punto.
Los alumnos incluidos en el reporte aparecerán en el orden en el que fueron seleccionados.
Utilice esta opción para generar un listado de alumnos con el rayado para llenar las notas correspondientes a los tres trimestres en cualquier materia. Para esto el programa deja espacio para colocar el nombre de la materia y del docente.
Utilice esta opción para generar un listado de alumnos del curso seleccionado con el rayado necesario para llenar los datos correspondientes al puntaje del área de desarrollo personal - social.
Cuando se han definido tres claves de acceso para el programa, cada vez que éste sea ejecutado pedirá una contraseña que será validada con las registradas. En caso de no corresponder a ninguna, el programa abortará. En caso de ser una clave válida, se establece un nivel que puede ser 1, 2 o 3, y que permitirá o no el acceso a ciertas rutinas.
Una clave de nivel 1 es la más restringida, mientras que la clave de nivel 3 permite el acceso a cada opción del programa.
La definición de las claves de acceso se efectúa en la opción CONTRASEÑAS del menú de UTILIDADES.
Todas las claves deben ser diferentes y pueden incluir letras, números y símbolos. Para eliminaras, simplemente déjelas en blanco. Recuerde que no debe olvidar la clave de nivel 3, ya que es la única que permitirá conocer y modificar las otras. Además, es una buena práctica que cada cierto tiempo las contraseñas sean cambiadas.
Consulte la sección “Otros procedimientos útiles”, inciso 4. Utilidades / Contraseñas para saber exactamente a que opciones permite el ingreso cada nivel.
Los archivos de la base de datos que maneja el programa poseen archivos auxiliares conocidos como archivos índices. Estos deben estar estrictamente coordinados con los primeros, sin embargo, algunos percances (corte de energía, bloqueo de la computadora, etc.) en ocasiones provocan ciertos desfases en la mencionada coordinación.
Esta opción, que puede llevar algunos minutos, reconstruye los archivos índices y debería ser utilizada cuando la información parezca haberse perdido o mezclado de alguna manera. Si esta operación no soluciona el problema, debería restaurar de su ultimo backup.
4.3.1 Utilidades / 3. Paralelos / 1. Creación de paralelos
Antes de iniciar la tarea de inscribir (o reinscribir) a los alumnos debe primero definir los paralelos que serán utilizados, aun en el caso en que cada curso sea único, es decir, sin paralelos. Esto debe realizarlo en ésta opción.. Si no lo hace, no podrá efectuar la inscripción o reinscripción de alumnos.
Si en el momento de realizar la definición de paralelos aun no sabe la cantidad final de estos, no se preocupe pues luego podrá cambiar estos valores.
4.3.2 Utilidades / 3. Paralelos / 2. Nombres de los paralelos
En esta opción defina los nombres de los paralelos (A, B, C o I, II, III o 1, 2, 3, etc.)
Dispone de tres líneas para registrar el nombre de su establecimiento. El programa centrará automáticamente cada línea para presentarla en el cuadro de identificación del menú principal o a la cabecera de todos los reportes impresos.
Si maneja más de una gestión conviene identificar en esta parte, la gestión a que pertenecen los datos.
Los códigos que se emplearán para registrar el historial de los alumnos deben ser especificados a través de esta opción. Una vez que lo haga, dispondrá de menús que los mostrarán y permitirán escogerlos sin necesidad de recordarlos.
En caso de disponer de espacio, puede aumentar otros códigos aunque ya hubiera realizado registros en el historial de los alumnos, sin embargo deberá tener cuidado al cambiarlos, ya que el programa utilizará las descripciones en el momento de la impresión de los reportes.
4.6 Utilidades / 6. Materias adicionales
En esta opción usted puede registrar las materias que no están contempladas actualmente en las disposiciones oficiales y que, sin embargo, son impartidas en su establecimiento.
Puede registrar hasta tres materias adicionales por cada curso y también puede borrar alguna materia registrada anteriormente, pero tenga cuidado de no hacerlo después de haber ingresado las notas correspondientes, ya que dichas calificaciones no aparecerían en los reportes de notas pero se conservan internamente y deformarían la información de ciertos reportes como el cuadro de honor, reportes estadísticos, etc.
4.6 Utilidades / 6. Montos de mensualidades
Con esta opción es posible registrar los montos establecidos como pagos mensuales para cada curso. Esta información es utilizada por el programa al registrar un pago de alumno, donde se presenta este monto por defecto.
En caso de registrarse el pago de un alumno becado el programa calcula el monto que el alumno debería pagar considerando el porcentaje de beca señalado al registrar al alumno. La fórmula utilizada para este cálculo es:
pago = monto - %beca*monto
Por supuesto, este monto puede cambiarse para registrar pagos que no son mensualidades, por lo que esta opción sólo tiene el propósito de agilizar la entrada de datos.
4.7 Utilidades / 7. Textos para teclas
Como una forma de facilitar y agilizar la entrada de datos, se ha incluido esta función que consiste en la asignación de textos a las teclas CTRL F1, CTRL F2, ... hasta CTRL F10.
Estas teclas se pueden usar, por el momento, en el registro de cuotas de alumnos; específicamente en el campo 'Descripción'.